Промо-продукция для выставок и конференций

Раздаточный материал для выставки или конференции стоит выбирать по одному критерию: будет ли человек пользоваться этой вещью после события. Мерч на стенде нужен для того, чтобы вас вспомнили через неделю, когда будущий клиент разбирает контакты с выставки и решает, кому написать первым. Ниже объясняем, как распределить промопродукцию между посетителями, партнерами и командой, сколько времени заложить на заказ и как рассчитать тираж.

Что раздавать на стенде, а что оставить для партнеров?

Промопродукцию для события нужно делить на уровни: массовая раздача, подарки для заинтересованных, наборы для партнеров и одежда для собственной команды. У каждого уровня свой бюджет на единицу и свой тираж, поэтому планировать их отдельно проще, чем одним списком. Изделия под брендирование собраны в разделе корпоративные сувениры.

• Массовая раздача. Ручки, блокноты, стикеры, буклеты. Их берут почти все, кто подходит к стенду, поэтому тираж здесь самый большой. Ручки с логотипом заказывают от 50 штук.
• Для заинтересованных посетителей. Термокружки, эко-сумки, брелоки, чашки, бутылки для воды и т. д. Такие вещи отдают после разговора у стенда, а не каждому, кто проходит мимо.
• Для партнеров и клиентов. Набор из нескольких брендированных вещей. Например, павербанк и блокнот или свеча и подставка для нее. Изделия комплектуют и упаковывают в один набор.
• Для команды на стенде. Футболки, поло, худи или кепки с логотипом, от 1 штуки. Одинаковая одежда подсказывает посетителям, к кому обращаться с вопросом, даже когда у стенда толпа.

Подарок после разговора помогает человеку запомнить именно вас. За день выставки посетитель общается с десятками стендов, и через неделю лица и названия сливаются. Термокружка или блокнот с логотипом на рабочем столе напоминает, с кем шла речь о его задаче, и возвращает к этому разговору, когда приходит время выбирать подрядчика. Поэтому вручайте такой подарок в конце разговора вместе с контактом менеджера: так вещь связывается с конкретным человеком и предложением.

Как сделать, чтобы раздаточный материал не выбросили сразу после события?

Раздаточный материал живет дольше, когда вещь полезна сама по себе, а логотип не мешает ею пользоваться. За день на выставке посетитель собирает целый пакет буклетов и мелочей, и домой из него доезжает немногое. Остаются вещи, которые жалко выбросить: вместительная сумка, ручка, которая нормально пишет, блокнот, в котором удобно делать заметки на следующей встрече.

Например, эко-сумки стоит раздавать первыми. В них посетитель складывает материалы других стендов, и ваш логотип весь день ходит по залу вместе с ним.

Важный момент — не перегружать сувенир рекламой. Большой логотип, телефон, сайт и рекламный слоган одновременно часто делают даже хорошую вещь похожей на обычную промопродукцию. Небольшой логотип или узнаваемый элемент фирменного стиля выглядит аккуратнее и повышает шанс, что изделием будут пользоваться регулярно.

Качество самого изделия важнее количества подарков. Ручка, которая перестает писать через неделю, или сумка из тонкой ткани быстро создают обратное впечатление о бренде. Поэтому для раздачи лучше выбрать меньше позиций, но таких, которые человек действительно захочет оставить себе.

Сколько времени закладывать на промопродукцию к выставке?

Подготовку промопродукции лучше планировать не от даты заказа, а от дня, когда готовые коробки уже должны стоять на стенде. Само производство — лишь один из этапов.

Для партий от 20 штук ориентировочный срок изготовления составляет от 4 рабочих дней. Точный срок зависит от самого изделия, количества, метода нанесения и загрузки производства. Например, вышивка обычно требует больше времени, чем печать.

Отдельно стоит заложить время на подготовку и согласование макетов, при необходимости — изготовление тестового образца, комплектование заказа и доставку. Если продукция нужна к конкретной выставке или конференции, лучше оставлять несколько дополнительных дней запаса на непредвиденные задержки.

1. Макет и визуализация. Перед печатью вы согласовываете визуализацию изделия с логотипом. До трех правок макета входят в стоимость.
2. Цвет. Если логотип должен точно совпасть с брендбуком, попросите цветопробу — пробную печать для согласования цвета перед тиражом.
3. Образец. Для большой партии или нового изделия можно получить образец до запуска всего тиража; условия уточняет менеджер. Посмотреть изделия можно в шоуруме на Подоле, а если вы в другом городе — заказать сэмпл-бокс с образцами.
4. Доставка. По Украине заказ везет Новая Почта, по Киеву курьер. Для выставки за границей есть международная доставка Новой почтой в страны ЕС и Укрпочтой, ее тоже нужно вписать в график.

Как рассчитать тираж и не остаться с коробками после события?

Тираж считают отдельно для каждого уровня: массовых вещей — исходя из посещаемости стенда, подарков — по количеству запланированных встреч, одежды — по количеству людей в команде. Скидки за тираж действуют от 10 штук, поэтому массовую раздачу выгоднее заказывать одной партией, чем дозаказывать на ходу.

Несколько способов, которые снимают проблему остатков:

• не печатайте название и дату события на массовых вещах, тогда остаток уйдет на следующую выставку или в welcome-pack для новичков;
• попросите упаковку с группировкой по типу товара и маркировку коробок наклейками: на стенде за полчаса до открытия так намного проще разобраться, где ручки, а где подарки для партнеров;
• дозаказывайте по тем же макетам: MAIKOFF хранит логотипы и фирменные цвета клиента, поэтому партия перед следующей конференцией выйдет в том же цвете.

Стручкова Ольга

Руководитель отдела продаж

12 октября 2026