Промо-продукція для виставок та конференцій

Роздатковий матеріал для виставки чи конференції варто обирати за одним критерієм: чи користуватиметься людина цією річчю після події. Мерч на стенді потрібен для того, щоб вас згадали через тиждень, коли майбутній клієнт розбирає контакти з виставки й вирішує, кому написати першим. Нижче пояснюємо, як розподілити промопродукцію між відвідувачами, партнерами й командою, скільки часу закласти на замовлення і як порахувати тираж.

Що роздавати на стенді, а що залишити для партнерів?

Промопродукцію для події потрібно ділити на рівні: масова роздача, подарунки для зацікавлених, набори для партнерів і одяг для власної команди. У кожного рівня свій бюджет на одиницю і свій тираж, тому планувати їх окремо простіше, ніж одним списком. Вироби під брендування зібрано в розділі корпоративні сувеніри.

• Масова роздача. Ручки, блокноти, стікери, буклети. Їх беруть майже всі, хто підходить до стенда, тож тираж тут найбільший. Ручки з логотипом замовляють від 50 штук.
• Для зацікавлених відвідувачів. Термокухлі, еко-сумки, брелоки, чашки, пляшки для води тощо. Такі речі віддають після розмови біля стенда, а не кожному, хто проходить повз.
• Для партнерів і клієнтів. Набір із кількох брендованих речей. Наприклад, павербанк і блокнот чи свічка та підставка до неї. Вироби комплектують і пакують в один набір.
• Для команди на стенді. Футболки, поло, худі чи кепки з логотипом, від 1 штуки. Однаковий одяг підказує відвідувачам, до кого звертатися з питанням, навіть коли біля стенда натовп.

Подарунок після розмови допомагає людині запам'ятати саме вас. За день виставки відвідувач говорить із десятками стендів, і через тиждень обличчя й назви зливаються. Термокухоль чи блокнот із логотипом на робочому столі нагадує, з ким ішлося про його задачу, і повертає до цієї розмови, коли настає час обирати підрядника. Тому вручайте такий подарунок наприкінці розмови, разом із контактом менеджера: так річ пов'язується з конкретною людиною й пропозицією.

Як зробити, щоб роздатковий матеріал не викинули одразу після події?

Роздатковий матеріал живе довше, коли річ корисна сама по собі, а логотип не заважає нею користуватися. За день на виставці відвідувач збирає цілий пакет буклетів і дрібниць, і додому з нього доїжджає небагато. Залишаються речі, які шкода викинути: містка сумка, ручка, що нормально пише, блокнот, у якому зручно робити нотатки на наступній зустрічі.

Наприклад, еко-сумки варто роздавати першими. У них відвідувач кладе матеріали інших стендів, і ваш логотип цілий день ходить залом разом із ним.

Важливий момент — не перевантажувати сувенір рекламою. Великий логотип, телефон, сайт і рекламний слоган одночасно часто роблять навіть хорошу річ схожою на звичайну промопродукцію. Натомість невеликий логотип або впізнаваний елемент фірмового стилю виглядає акуратніше й підвищує шанс, що виробом користуватимуться регулярно.

Якість самого виробу важливіша за кількість подарунків. Ручка, яка перестає писати через тиждень, або сумка з тонкої тканини швидко створюють протилежне враження про бренд. Тому для роздачі краще обрати менше позицій, але таких, які людина справді захоче залишити собі.

Скільки часу закладати на промопродукцію до виставки?

Підготовку промопродукції краще планувати не від дати замовлення, а від дня, коли готові коробки вже мають бути на стенді. Саме виробництво — лише один з етапів.

Для партій від 20 штук орієнтовний строк виготовлення становить від 4 робочих днів. Точний строк залежить від самого виробу, кількості, методу нанесення та завантаження виробництва. Наприклад, вишивка зазвичай потребує більше часу, ніж друк.

Окремо варто закласти час на підготовку й погодження макетів, за потреби — виготовлення тестового зразка, комплектування замовлення та доставку. Якщо продукція потрібна до конкретної виставки або конференції, краще залишати кілька додаткових днів запасу на непередбачені затримки.

1. Макет і візуалізація. Перед друком ви погоджуєте візуалізацію виробу з логотипом. До трьох правок макета входять у вартість.
2. Колір. Якщо логотип має точно збігтися з брендбуком, попросіть кольоропробу — пробний друк для погодження кольору перед тиражем.
3. Зразок. Для великої партії чи нового виробу можна отримати зразок до запуску всього тиражу; умови уточнює менеджер. Подивитися вироби можна в шоурумі на Подолі, а якщо ви в іншому місті — замовити семпл-бокс зі зразками.
4. Доставка. По Україні товар везе Нова Пошта, по Києву кур'єр. Для виставки за кордоном є міжнародна доставка Новою поштою в країни ЄС і Укрпоштою, її теж треба вписати в графік.

Як порахувати тираж і не лишитися з коробками після події?

Тираж рахують окремо для кожного рівня: масових речей з розрахунку на відвідуваність стенда, подарунків за кількістю запланованих зустрічей, одягу за кількістю людей у команді. Знижки за тираж діють від 10 штук, тож масову роздачу вигідніше замовляти однією партією, ніж дозамовляти на ходу.

Кілька способів, які знімають проблему залишків:

• не друкуйте назву й дату події на масових речах, тоді залишок піде на наступну виставку чи в welcome-pack для новачків;
• попросіть пакування з групуванням за типом товару й маркування коробок наліпками: на стенді за пів години до відкриття так набагато простіше розібратися, де ручки, а де подарунки для партнерів;
• дозамовляйте за тими самими макетами: MAIKOFF зберігає логотипи й фірмові кольори клієнта, тож партія перед наступною конференцією вийде в тому самому кольорі.

Стручкова Ольга

Керівник відділу продажів

12 жовтня 2026